Continuamos con las RFP

Como lo prometido es deuda aquí estoy para continuar con mis "brochazos" sobre el tema de las RFP, en primer lugar recordaré el hecho de que cuando un proyecto es lo suficientemente grande la preparación de la propuesta es un proyecto en si misma, con su correspondiente project manager, que no tiene por que ser él que desarrolle en proyecto en caso de ganar la licitación, y su equipo.

Lo anterior que parece obvio se suele olvidar por la presión de áreas como comercial y marketing (y "más arriba") en un entorno de por si bastante estresante por las habituales limitaciones de tiempo, otra cosa que se suele olvidar es que las ofertas cuestan dinero y mucho, desde mi experiencia os puedo decir que en muchas empresas esos costes van a parar debajo de la alfombra de los costes de estructura o de la pobre PMO (si es que existe una oficina de proyectos) pero es mucho más raro que aparezcan en la cuenta de resultados de un proyecto o en su presupuesto.

Dados estos costes "ocultos" parece evidente que una buena preventa "vale su precio en oro", ahora bien la definición de "buena" es el problema aquí, yo entiendo que es aquella que provoca una buena actitud desde el lado del cliente hacia nuestra empresa a la vez que protege los intereses de la empresa generando un margen razonable (mejor desde un principio y no quedando a la espera de los "adicionales") y un proyecto ejecutable en términos de alcance y tiempo.

Las propuestas que elaboremos generalmente tendrán tres grandes secciones: técnica, administrativa y la de costos más comúnmente conocida como preciario.

La Sección Técnica tiene por objetivo principal convencer al cliente de que somos entendemos cómo hacer el trabajo, en otras palabras que comprendemos sus necesidades y/o problemas y que le proporcionaremos la solución menos arriesgada y más beneficiosa. En nuestra "check-list" de lo que no debe faltar nunca de una buena sección técnica encontaremos:

• La demostración de la comprensión del problema que nos plantea el cliente.
• Nuestro enfoque (si el problema es tan complejo que no se puede presentar una solución gratuita en nuestra propuesta) o nuestra solución propuesta. En cualquier caso siempre debemos incorporar la descripción del método de análisis y evaluación de datos, la metodología (modelos, tests) usada, la lógica de nuestro enfoque para la solución propuesta, y la confirmación de que la solución que proponemos cumpliría con los requisitos establecidos en la RFP o, en caso contrario, marcar excepciones pero aportando alternativas viables.
• La prueba de que nuestra propuesta generará beneficios para el cliente: ahorro en costes, tiempos, deshechos, errores, etc...

La Sección Administrativa lo que hace es convencer al cliente de que somos capaces de hacer el trabajo y lograr los resultados que se nos piden, siempre incorpora:

• La descripción de las tareas que se llevarán a cabo.
• Los productos o servicios a entregar al cliente.
• El programa del proyecto, por ejemplo el correspondiente diagrama de Gantt.
• La organización del trabajo y los recursos humanos para ejecutar el proyecto.
• Nuestra experiencia relevante.
• Los equipos e instalaciones de las que disponemos.

La Sección de Costos, por lo general se corresponde con el preciario que elaboramos para la propuesta y tiene por misión convencer al cliente que el precio que marcamos es realista y razonable, dentro del preciario se suelen encontrar los siguientes elementos:

1. Mano de obra: por ejemplo estimaciones de tasas por hora.
2. Materiales.
3. Subcontratas y asesores.
4. Alquiler de equipos e instalaciones.
5. Viajes.
6. Documentación: manuales, planos, informes, etc...
7. Gastos indirectos: seguros, contabilidad, administración, RRHH, marketing,etc.. (suelen ser un porcentaje adicional de los costos anteriores).
8. Aumentos de los costos: esto se aplica especialmente en el caso de proyectos plurianuales en los que se debe tener en cuenta aspectos como la indexación de salarios, la inflación o la variación en los costes de las materias primas o en las tasas impositivas.
9. Las contingencias que pudiesen acaecer.
10. El beneficio de la empresa: los 9 puntos anteriores son costos para el cliente, ahora tenemos que añadir una cantidad que será nuestro beneficio, el resultado de la suma será el precio que ofertemos para el proyecto en cuestión.

Claro que a la hora de hablar de precios y más en la coyuntura en la que nos encontramos siempre estamos con la duda de si nuestra propuesta es demasiado cara o si vamos a caer en una baja temeraria. Siempre hemos de tener en cuenta una serie de factores a la hora de determinar el precio:

• La confianza que tenemos en cómo se han calculado las estimaciones de los costes del proyecto.
• El riesgo, especialmente en proyectos que no hemos realizado antes de ahí la necesidad de incluir contingencias.
• El valor que tiene el proyecto para nuestra empresa, así podemos encontrarnos con proyectos "estratégicos" en los que se suele sostener que se sacrifica margen a cambio de la entrada en un cliente, la verdad es que este tipo de proyectos son peores que la peste y por lo general lo estratégico es el bonus que se lleva el comercial en cuestión o el discreto paso de uno de los directivos de nuestra empresa a nuestro cliente, todo es justificable y nada lo es, pero para mi lo más honesto es que los proyectos que no ganan dinero ya sobre el papel no deben materializarse en propuestas, las excepciones deberían justificarse extraordinariamente bien.
• El presupuesto del cliente: si se conoce mejor no sobrepasarlo, lo mismo se aplica si tenemos una "intuición" clara al respecto.
• El comportamiento de la competencia, se suele decir que Madrid es un pequeño pueblo manchego (algo parecido lo he oído respecto de Nueva York), todos en nuestro sector nos conocemos y sabemos muy bien quien está tirando los precios a la baja.

Si cumpliendo con lo establecido en la RFP (si, hay que tener claro cuál es momento, formato y lugar de entrega de nuestra oferta, juro que he visto casos en los que se ha pagado muy caro no prestar atención a estos detalles) hemos presentado nuestra propuesta deberemos ser todo lo proactivos que podamos en el seguimiento de la misma (por favor, hay que confirmar siempre la entrega, que los e-mails o los mensajeros "los carga el diablo") obviamente sin que parezca que intentamos influir en el cliente.

Quedaría para un futuro post comentar cómo evalúan las propuestas los clientes, tanto por tipologías de los mismos (no es lo mismo contratar con la Junta de Castilla - La Mancha que con Siemens) como de los proyectos.